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¿Cómo administrar la información de uno de los institutos más grandes de la UNAM? La información curricular de 127 investigadores, 51 técnicos académicos, 38 investigadores posdoctorales, 382 estudiantes y 142 miembros administrativos, que conforman de la comunidad del Instituto de Física, es fácilmente accesible gracias a los sistemas de información del IFUNAM y sus poderosas herramientas.

Nada de lo que sucede ahora hubiera sido imaginado en los primeros años del Instituto cuando la máquina de escribir y las ágiles manos de las secretarias eran las únicas herramientas disponibles para administrar todo lo que generaba el Instituto. Desde entonces, la carrera computacional en la UNAM, y específicamente en este Instituto, ha avanzado a ritmo acelerado.

El IF ha generado una gran cantidad de herramientas para facilitar la vida administrativa, y sobresalen tres desarrollos de software que registran y organizan toda la producción científica de su comunidad: la Plataforma de Información Curricular (SALVA); el Sistema de Estudiantes Asociados (SIESTA) y el Administrador de Solicitudes del Instituto de Física (ASIF).

Javier Martínez Mendoza, secretario técnico de Cómputo y Telecomunicaciones en el IFUNAM desde el 2010, explica a Noticias IFUNAM que estos sistemas ayudan de manera administrativa y estadística, en la toma de decisiones y para evaluar la productividad del Instituto.

“La cantidad de información que se genera por la comunidad del IFUNAM es inmensa, se requieren herramientas para poder administrarla y procesarla. Las herramientas que se han desarrollado en el IF no sólo apoyan el lado administrativo, también impulsan a la investigación al facilitar la toma de decisiones”, afirma Martínez.

Los sistemas tienen las siguientes características:

1) SALVA, diseñado en 2003, es una base de datos que es alimentada por los mismos académicos, con esto se tiene información actualizada para la web y el directorio, con la información de 127 investigadores, 51 técnicos académicos y los 38 investigadores posdoctorales. A través de SALVA es posible mantener actualizado el curriculum de todos ellos, así como la productividad del Instituto.

2) SIESTA, también diseñada en 2003, administra la información de estudiantes asociados. “Tenemos un tráfico de 300 estudiantes por semestre”, explica Martínez. Incluye servicio social, tesis, maestría o doctorado y prácticas profesionales.

3) ASIF es una plataforma creada en 2011 para solicitar servicios especiales con el objetivo de apoyar la labor de investigación del IF. Se levantan “tickets” por cada solicitud que requiere algún servicio de cómputo, taller, electrónica o comunicación. “El primero que llega es el primero en ser atendido”, dice Martínez. Los más de 6 mil tickets que se han resuelto hasta ahora se clasifican en “No atendidos”, “En espera”, “En proceso” y “Atendidos”. Con este sistema, “podemos dar respuesta, de manera ágil y eficiente, a toda clase de solicitudes desde reparar una computadora hasta desarrollar una página web”, dice Daniel Rosales, webmaster del IFUNAM.

4) Finalmente, existe una herramienta digital en el Instituto llamada Business Intelligence, que utilizan las autoridades para obtener información en tiempo real, datos de cualquier área, ya sea de investigadores, técnicos académicos, o estudiantes en una segmentación por nombres, edades y departamentos para conocer el desempeño del IF. “Antes era imposible, tenían que sacar las listas de papel y contar”, comenta Eduardo Espinosa, técnico académico y desarrollador de software del IFUNAM.

Lo de hoy es visualizar en pantalla

“El cambio de administrar estos datos en papel a verlo en tiempo real es una transformación enorme”, dice Martínez.

Quizás lo más importante es que estas tres herramientas fueron desarrolladas en el Instituto de Física por técnicos académicos asociados a la secretaría técnica de cómputo y telecomunicaciones, son de libre distribución y de código abierto, quiere decir que cualquier persona o cualquier institución puede tomarlas, modificarlas y adaptarlas a sus respectivas necesidades sin tener que pedir ningún permiso ni pagar por la licencia.

Estas herramientas han tenido gran impulso por parte de desarrolladores que han pasado por el IFUNAM, como Alejandro Juárez y Gustavo Gómez. El objetivo ahora es impulsar la mejora de estas herramientas con apoyo de toda la comunidad, sean de la UNAM o no, adaptando el software a cada una de las necesidades particulares. Esta es la idea del software libre, alguien tiene una idea y comienza el desarrollo, después la comunidad lo mejora con sus aportaciones.

Hasta el momento el sistema SALVA ha sido implementado en otros cinco institutos de la Universidad. "Queremos que SALVA sea la herramienta mas importante para entregar reportes de producción científica del país, y esto se logrará con la retroalimentación de nuestros usuarios y las mejoras que realizan los desarrolladores", dice Martínez.

“Hace dos años, cuando entré al Instituto le eché un ojo a la programación de SALVA para ver de qué trataba y me sorprendió muchísimo. En un principio, es complicado pero con el tiempo vas entendiendo su funcionamiento, su mayor ventaja es que ahorra muchísimo trabajo”, cuenta Espinosa.

El equipo de computólogos del Instituto de Física actualmente está conformado por: Javier Martínez (seguridad informática); Eduardo Espinosa (desarrollo de software); Daniel Rosales (webmaster); Carlos López (supercómputo), Neptalí González (telecomunicaciones); y Alberto García (soporte y auditorios).

Este equipo se encarga diariamente de mantener las herramientas activas y mejorarlas para facilitar el trabajo administrativo y la producción científica de uno de los institutos más grandes de la UNAM.